Description
Dans le cadre du cours TEN-7001 - Approche systémique et analyse de besoins à l’Université Laval, notre mandat était de concevoir, en équipe, une analyse de besoins en lien avec un client réel. Notre étude s’est penchée sur les enjeux de formation, de mise à niveau et d’encadrement des nouveaux employés d’un centre de kinésiologie.
Contexte
Grâce à un partenariat avec l’entreprise québécoise, nous avons pu contribuer à une organisation qui connaît actuellement une expansion très rapide due à l’ouverture de 38 nouvelles succursales en peu de temps. Le bon fonctionnement de ces différents centres requiert l’embauche d’environ 120 nouveaux kinésiologues qui, pour assurer un service efficace et de qualité, doivent rencontrer les standards de l’entreprise en matière de performance.
Il est donc nécessaire d’offrir une formation adéquate lors de leur semaine d’intégration au travail afin qu’ils accomplissent leurs tâches de manière optimale. Le rapport d’analyse de besoins, réalisé suivant une collecte de données, a permis d’identifier les problèmes fondamentaux affectant les performances des personnes, a servi à spécifier les stratégies, puis à concevoir les objectifs d’apprentissage utiles à la formation initiale à mettre en place. L’utilisation des résultats de cette analyse permettra ensuite d’orienter la solution afin de maximiser la performance.
Chacune des étapes du processus professionnel de conception pédagogique a été respectée lors de la réalisation de l’analyse de besoins :
1. Établir le contexte du projet, le besoin d’affaires et les solutions existantes
2. Développer une méthodologie de collecte de données
3. Dépeindre le portrait des apprenants
4. Comparer la situation actuelle à la situation idéale et y voir les besoins fonctionnels
5. Établir l’objectif d’affaires
6. Énumérer les tâches
7. Déterminer les objectifs d’apprentissage
8. Faire l’analyse des causes profondes
9. Identifier les contraintes au sein de l’environnement
10. Choisir une stratégie et des instruments d’évaluation sommative.
Choix d’équipe
Matrice de Swanson
Dans une volonté de prendre en considération les apprenants à l’intérieur du système dans lequel ils travaillent, la matrice de Swanson nous a semblé le choix le plus judicieux pour notre analyse de besoins. En effet, comme l’auteur le rappelle, le système gagne toujours sur le performant : « Pit a good performer against a bad system, and the system will almost always win ». C’est pourquoi, en considérant le niveau organisationnel, procédural, individuel et de groupe d’une performance, nous avons pu prendre en considération tous les systèmes dans lesquels l’apprenant opère, identifier les lacunes de performance et, éventuellement, développer les solutions en conséquence.
S’il est vrai que la matrice de Rummler-Brache abordait également différents niveaux de performance, elle omettait celui de l’équipe. Le modèle d’ingénierie comportementale de Chevalier, quant à lui, prenait aussi en compte l’environnement et l’individu, mais ne considérait pas l’équipe de travail, ce qui nous semblait incomplet.
Learning-Transfer Evaluation Model (LTEM)
« Une personne qui participe à une activité de formation peut se montrer satisfaite et considérer qu’elle a acquis de nouvelles compétences; néanmoins, il se peut qu’aucun résultat concret ne soit observable » (Rivard, 2009). C’est pourquoi il est essentiel de valider par des mesures objectives la réussite de la stratégie mise en place pour former les nouveaux employés, et pour y parvenir, nous avons choisi d’utiliser le modèle LTEM (Learning-Transfer Evaluation Model) de Thalheimer.
Comme les nouveaux kinésiologues sont en période de probation pendant 6 mois, il est important que notre solution d’apprentissage puisse permettre une application optimale des connaissances à long terme. Le cadre de référence choisi établit différents niveaux à partir desquels nous avons proposé une chronologie des évaluations à mettre en place.
Par la présence des nouveaux employés à leur semaine d’intégration, nous n’avons pas cru justifié de mesurer les deux premiers niveaux de l’échelle, puisque l’assiduité et l’engagement nous semblent évidents. Nous avons plutôt favorisé l’exploitation des niveaux 3 et 4 afin de mettre à niveau les connaissances et les habiletés des apprenants. Comme nous comprenons que la mesure des connaissances est généralement insuffisante pour valider le succès, nous comptons valider le niveau 5 du modèle LTEM par l’utilisation de mises en situation et la réalisation d’un dépliant promotionnel afin de valider la prise de décision des apprenants dans le troisième mois de l’embauche. Enfin, nous pourrons observer de manière objective le transfert des apprentissages des kinésiologues avant la fin de la probation en considérant leur habileté à donner un cours de groupe et par l’atteinte de l’objectif d’affaires de l’entreprise.
Rivard, P. (2009). La gestion de la formation en entreprise : Pour préserver et accroître le capital compétence de votre organisation. Presses de l’Université du Québec.
Réflexion
Défis rencontrés et compétences développées
Le début de ce projet fut un peu périlleux en premier lieu avec l’abandon du cours par un collègue faisant partie de l’équipe. Cette situation fut présentée à l’ensemble du groupe afin de solliciter les personnes intéressées à travailler avec nous ce qui s’est avéré très positif car ce dernier a heureusement été remplacé par deux coéquipières très professionnelles. La communication et la collaboration au sein de notre équipe a été facile et les différentes façons de participer aux travaux se sont faites sans heurt et de manière agréable avec un grand respect quant aux disponibilités de tout le monde. Le potentiel de notre équipe a été mis en valeur par le fait que nous avons su donner ouverture aux forces de chacune et avons permis que nos contributions soient d’abord en lien avec nos compétences et nos intérêts et cet état de fait a favorisé la qualité du résultat final. Je crois que la réalisation de cette analyse nous a permis de développer notre capacité à travailler en équipe, à bien communiquer et à reconnaître et mettre à profit les qualités des membres du groupe.
Personnellement, il fut difficile de m’adapter à l’outil de collaboration utilisé qui devenait pour moi un apprentissage supplémentaire dans le temps restreint à ma disposition. Je n’avais utilisé Microsoft Teams auparavant que pour des rencontres. Je comprenais mal les choix de positionnement des fichiers (dans une conversation ou dans l’équipe) et j’avais de réelles craintes de perdre des informations lorsqu’il s’agissait d’éditer en ligne, ce qui doublait les fichiers pour rien. Je n’avais jamais travaillé sur un Bloc-notes non plus. J’ai vraiment beaucoup appris sur cette application.
Un autre défi de gestion s’est posé lorsque nous nous sommes retrouvées sans réponse des intervenants en lien avec le projet d’analyse que nous développions. Après quelques semaines, nous nous sommes entendues à l’effet qu’il était préférable de changer complètement de projet, et malgré cette situation, l’optimisme a continué d’habiter l’équipe, nous avons mis les bouchées doubles, avons planifié chacune des étapes dans le temps et avons atteint nos objectifs.
J’ai l’habitude de travailler avec les différentes phases du modèle de conception d’ingénierie pédagogique ADDIE, ainsi qu’avec la taxonomie de Bloom qui propose une classification des niveaux d’acquisition des compétences, mais jamais je n’avais suivi un processus si complet pour la création d’une formation ou un programme. Ce travail m’a vraiment permis de développer la connaissance des pratiques professionnelles en matière de conception pédagogique appliquées à un projet concret. Durant tout le processus de réalisation, je dois avouer m’être interrogée sur son application réelle sur le terrain. Il me paraît être une chance rarissime qu’un donneur d’ouvrage alloue autant de temps et d’énergie dans une conception initiale; mon expérience du moins fait état que nous agissons trop souvent dans l’urgence et avec des budgets souvent minimaux. Cependant, cette acquisition de connaissance et ce constat m’amènent à dire que dorénavant, je serai consciente de tous les critères dont je devrais tenir compte dans une telle analyse et à l’avenir, je serai plus alerte quant aux différents enjeux entourant la conception d’un projet de formation.
Certaines notions plus précises ont attiré mon attention durant la réalisation de ce projet, entre autres, le fait que les niveaux 1 et 2 du modèle LTEM (Learning-Transfer Evaluation Model) de Thalheimer sont omis dans le modèle de Kirkpatrick. Je trouve cela particulièrement intéressant car cette prise de position remet en question la nécessité d’évaluer l’intérêt, la participation et la présence de l’apprenant lors d’une formation, alors que l’on retrouve souvent ces critères lors des évaluations des apprentissages.
J’ai trouvé aussi particulièrement intéressant la façon de développer les objectifs d’apprentissage en partant des tâches, qui elles, découlent de l’analyse de l’écart entre la situation actuelle vécue par l’apprenant dans l’environnement et celle projetée. Je vais mettre en application cette façon de faire car je la trouve structurée et elle permet d’élaborer des objectifs en étant très proche du changement de performance désiré.